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Votre budget de dépenses d’entreprise: comment l’examiner et le gérer

Dans le monde des finances personnelles, nous connaissons tous l’importance d’ avoir un budget . Même un aperçu de base des dépenses fixes (loyer ou hypothèque, services publics, assurance, etc.) et des dépenses plus variables, comme les repas au restaurant, aident à garder les choses dans la bonne direction. Peut-être avez-vous même des objectifs à épargner pour des choses spécifiques comme des vacances ou un remodelage.

Idéalement, vous comparez votre budget à ce que vous avez dépensé chaque mois environ pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie – vous ne voulez pas dépenser trop et peut-être devez-vous continuer à avancer vers des objectifs spécifiques, que ce soit rembourser sa dette ou épargner pour des vacances. Peut-être que vous utilisez un outil comme Mint ou You Need a Budget pour garder une trace de vos dépenses personnelles.

Garder une trace du budget de dépenses de votre entreprise n’est vraiment pas très différent de la gestion d’un budget personnel – en fait, c’est étonnamment similaire avec seulement quelques différences.

La première chose que vous devez faire est de créer votre budget de dépenses à l’aide d’un logiciel business plan . La budgétisation pour les entreprises n’est pas très différente de la création de votre budget personnel. Vous avez probablement des dépenses comme le loyer, l’assurance, les services publics, etc. Contrairement à votre budget personnel, vous avez probablement aussi des dépenses liées au marketing et vous avez probablement aussi des charges salariales. Nous avons couvert le processus de création d’un budget de dépenses plus en détail auparavant, donc je ne répéterai pas ces détails ici.

logiciel business plan
logiciel business plan

Une fois votre budget en place, la prochaine étape la plus importante est de mettre en place un processus de suivi de vos dépenses. Si vous n’utilisez pas déjà un produit comptable comme Quickbooks , commencez par là. Chaque entreprise devrait utiliser un logiciel de comptabilité pour suivre les ventes et les dépenses – cela vous facilitera considérablement la vie à mesure que vous grandirez et simplifiera les déclarations de revenus lorsque cette période de l’année arrivera.

Vous avez dépassé le budget du mois de votre entreprise

L’étape suivante consiste à comparer vos dépenses réelles que vous avez suivies dans votre logiciel de comptabilité à votre budget. Vous pouvez certainement le faire dans une feuille de calcul, mais il est beaucoup plus facile d’utiliser un outil comme LivePlan qui comparera automatiquement votre budget à vos dépenses réelles et présente ces données visuellement dans un tableau de bord d’entreprise.

Idéalement, vous devez comparer votre budget à vos dépenses réelles au moins mensuellement, lorsque vous examinez et analysez vos trois principaux états financiers : bilan, flux de trésorerie et compte de résultat ou résultat. Si vous avez dépassé le budget de certains articles, vous voudrez le savoir dès que possible. 

Lorsque vous examinez votre budget par rapport à vos dépenses réelles, vous pouvez constater les situations suivantes:

Avant de vous précipiter pour réduire les dépenses, n’oubliez pas que le dépassement du budget peut être le résultat de quelque chose de bien: une augmentation des ventes. Vous avez peut-être dépensé plus en marketing, par exemple, et ce marketing a généré plus de ventes que prévu. Dans ce scénario, le dépassement du budget est probablement OK et vous voudrez peut-être réviser votre budget pour aller de l’avant afin de planifier l’augmentation des dépenses en marketing.

Vous avez dépassé le budget du mois, mais vous avez encore plusieurs mois dans l’année

Lorsque les entreprises créent des budgets, elles adoptent parfois une approche simple et créent un budget pour l’année, puis divisent par 12 pour établir le budget mensuel. Il n’y a rien de mal à cette approche, mais cela peut entraîner une amélioration ou une détérioration des choses au cours d’un mois donné.

Dans ce scénario, vous souhaiterez peut-être consulter le budget annuel et voir comment vous effectuez le suivi par rapport à cet objectif de dépenses au lieu de simplement regarder le mois individuel. Vous constaterez peut-être que votre budget est dépassé pour un mois donné, mais vous savez que votre budget sera inférieur au cours des prochains mois et restera sur la bonne voie pour le reste de l’année.

Et les dépenses imprévues?

Supposons que vous ayez créé un budget annuel pour le marketing, puis réparti le budget uniformément sur les 12 mois de l’année. Mais, il s’avère que vous devez dépenser la majeure partie de ce budget annuel sur un ou deux mois seulement. Idéalement, vous commencez à planifier ce scénario avant qu’il ne se produise réellement.

Dans ce scénario, il est important de regarder au-delà de votre budget de dépenses et de regarder vos prévisions de trésorerie pour déterminer si dépenser la majeure partie de votre budget annuel en un ou deux mois est logique pour votre entreprise.

Si vous n’avez pas établi de prévision de trésorerie, vous constaterez que cela vaut la peine de le faire. Cela peut répondre à des questions difficiles comme celle-ci: puis-je me permettre de dépenser cet argent pour l’achat d’un logiciel business plan maintenant ou dois-je attendre?

Vos prévisions de flux de trésorerie le font en prédisant combien d’argent vous aurez en banque chaque mois de l’année, en fonction de ce que vous prévoyez de réaliser dans les ventes et de ce que vous prévoyez de dépenser. La création des prévisions de flux de trésorerie est un peu plus difficile qu’un budget de dépenses, donc l’utilisation d’un outil (comme LivePlan) pour atteindre cet objectif en vaut la peine.

Une fois que vous savez combien d’argent vous aurez probablement en main chaque mois, vous pouvez prendre des décisions de dépenses éclairées et déterminer si dépenser la majeure partie de votre budget marketing en un seul mois est une bonne idée ou non.

Garder une trace de votre budget de dépenses devrait être un processus assez simple et vous assurera que vous dirigez une entreprise saine et prospère. Je vous encourage à ne pas lésiner et à utiliser des outils en ligne qui rendront ce processus relativement simple et indolore.

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